Ulkopuolisen tutkimusrahoituksen käsittely

Ohje n:o 2/2008 (päivitetty 4.11.2013)

1. Tutkimushankkeiden rahoitus

Sairaanhoitopiiri voi ottaa vastaan ulkopuolisilta rahoittajilta tulevaa tutkimushankkeisiin tarkoitettua rahoitusta. Tutkimushankkeesta vastaavan henkilön tekemän anomuksen perusteella ulkopuolinen tutkimusrahoitus siirretään käytettäväksi jossakin määrätyssä sairaanhoitopiirin tulosyksikössä toteutettavaan tutkimushankkeeseen.

Kaikki sairaanhoitopiirin ulkopuolelta tuleva tutkimusrahoitus ohjataan sairaanhoitopiirin kirjanpidon kautta. Tutkimustyötä koskevan sopimuksen ulkopuolisen rahoittajan ja sairaanhoitopiirin välillä valmistelee tutkimuksen vastuuhenkilö yhdessä tulosyksikkö- / tulosaluejohtajan kanssa. Johtajaylilääkäri antaa sopimuksesta lausunnon ja sopimuksen tekee sairaanhoitopiirin johtaja.

Tutkimushankkeesta vastaavan henkilön tulee ilmoittaa kaikissa tapauksissa tulossa olevasta ulkopuolisesta rahoituksesta toimistopalveluihin laskentapäällikölle (puh. 2012, e-mail anna-leena.hanhisuanto@lshp.fi). Lisäksi kopio tutkimushankkeesta tehdystä sopimuksesta tulee toimittaa johtajaylilääkärille. Sopimuksen liitteenä tulee olla tutkimussuunnitelma, joka sisältää myös yksityiskohtaisen talousarvion kululajeittan (mm. palkat, matkakustannukset, koulutuskustannukset, palvelujen ostot jne). Jokaiselle tutkimushankkeelle avataan kirjanpidossa oma kustannuspaikka.

Maksuyhteystiedot:
- Lapin sairaanhoitopiirin ky
Pohjolan OP 
IBAN:FI30 5640 0210 0043 67
BIC:OKOYFIHH

Ulkopuolisten rahoittajien maksamasta tutkimushankkeiden rahoitusosuudesta sairaanhoitopiiri perii 10 %:n hallinnointikulun.

2. Tutkimusrahoituksen hakumenettely

Tutkimusrahoitusta voidaan suorittaa hakemuksesta siirrettäväksi sairaanhoitopiirin tulosyksikön tutkimushankkeen rahoitukseen, jolloin kustannukset ohjautuvat suoraan hankkeen kustannuspaikalle.

Hakemus tehdään oheista lomaketta käyttäen (Tutkimusrahahakemus Liite 1). Ko. lomakkeet ovat saatavissa myös intranetistä, kohdassa ”Lomakkeet”. Tutkimusrahoitushakemukset toimitetaan hallintoon johtajaylilääkärille hyväksyttäväksi. Tutkimuksen loppuraportti toimitetaan samaan paikkaan kuin tutkimushakemuskin.

3. Sairaanhoitopiirin tulosyksikössä toteutettavat tutkimushankkeet

Tutkimushankkeella on aina oltava vastuuhenkilö (= projektin vastuuhenkilö).
Tutkimusrahoituksen käyttöä seurataan sairaanhoitopiirin kirjanpidossa. Tutkimushankkeelle avataan kustannuspaikka sairaanhoitopiirin kirjanpitoon, ja sitä varten on tehtävä projektin käyttösuunnitelma (liite 2).

Sairaanhoitopiirin tutkimusprojekteissa tehtävästä työstä maksettava korvaus on palkkaan rinnastettava suoritus (palkkio) ja se maksetaan sairaanhoitopiirin palkkajärjestelmän kautta. Palkkio on saajalleen aina veronalaista tuloa. Tutkimusprojekteihin liittyvissä palkkaus-, laskujen hyväksymis- yms. asioissa menetellään samalla tavalla kuin sairaanhoitopiirissä yleensä (tutkimuksen vastuuhenkilö tarkastaa ja esimies hyväksyy). Tutkimushankkeelle voidaan hyväksyä vain tutkimussuunnitelmaan merkityt ja hyväksytyt menot. Palkkion maksatushakemus (Liite 3) osoitetaan tutkimuksesta vastaavalle henkilölle, joka koordinoi hakemuksia. Tutkimuksesta vastaava henkilö esittää puoltavan / hylkäävän kannanoton hakemukseen ja toimittaa sen käyttösuunnitelmassa mainitulle, esteettömälle esimiehelle, joka hyväksyy hakemuksen.

Sairaanhoitopiirin myöntämät palkkiot maksetaan suoraan palkkion saajalle. Mahdolliset tutkimusrahoitukseen liittyvät laskut tehdään laskentapalveluissa, laskutustiedot tulee toimittaa toimistopalveluihin..

Tutkimushankkeeseen käytetystä työajasta pidetään tuntikirjanpitoa, silloin kun tutkimustyö tapahtuu virka-ajalla / työntekijän varsinaisella työajalla. Tällöin hänen palkkakustannuksistaan tutkimushankkeeseen käytetty aika ohjataan hankkeelle. Samoin esim. työajalla tapahtuvista tutkimushankkeeseen liittyvistä koulutuspäivien osalta palkkakustannukset voidaan ohjata hankkeelle. Työajan ulkopuolella tehtävästä työstä maksetaan erillisen hakemuksen mukaan ennalta sovittu korvaus (=palkkio). Tästä korvauksen määrästä tulee olla merkintä tutkimushankkeen käyttösuunnitelmassa. Korvausta haettaessa mukaan tulee liittää työajanseuranta tai muu luotettava dokumentti tutkimustyöhön käytetystä ajasta. Maksatushakemuksen tarkastaa tutkimushankkeesta vastaava henkilö ja hyväksyy käyttösuunnitelmassa ilmoitettu vastuuhenkilön esteetön esimies. Hyväksytty palkkiohakemus toimitetaan kirjanpitoon.

Tutkimusprojektien osalta toteutetaan nettomenojen periaatetta, saadut tulot kattavat menot tilivuoden aikana. Mikäli tutkimusprojektilla on sairaanhoitopiirin kirjanpidossa tilivuoden lopussa jäljellä käyttämätöntä rahoitusta, tilinpäätösvaiheessa ko. rahoitusosuus siirretään käytettäväksi seuraavalle vuodelle. Projektille saadut rahoitusosuudet voidaan maksaa tilivuodesta riippumatta. Mahdollisesti käyttämättä jääneet varat ohjataan ko. tulosyksikölle perustettavaan rahastoon, josta tulosyksikkö voi käyttää rahoja henkilökuntansa koulutukseen. EVO-rahoissa käyttämättä jääneet varat palaavat takaisin jaettavaan määrärahaan.

Tutkimusprojektin päätyttyä tutkimushankkeen vastuuhenkilön tulee ilmoittaa kirjapitoyksikköön projektin lopettamisesta projektin lopetusilmoituslomakkeella (liite 4).

Tutkimusrahoituksen käsittelyyn liittyvissä erityiskysymyksissä voi kysyä neuvoa seuraavilta: laskentapäälliköltä ja talousjohtajalta.

4. Tutkimusluvat ja rekisteröinti

Sairaanhoitopiirin eettisen toimikunnan myönteinen lausunto on edellytys potilastyötä koskevan tutkimustyön suorittamiselle. Tutkimusluvan antaa eettisen toimikunnan lausunnon jälkeen tulosyksikön/tulosalueen johtaja, johtajaylilääkäri tai talousjohtaja heidän keskinäisen esteettömyytensä mukaisesti. Kaikki tutkimussuunnitelmat on jo ennen eettiseen toimikuntaan lähettämistä kirjattava tutkimusrekisteriin asiasta annetun ohjeen mukaisesti.

Keskushallinto ja talouspalvelut